Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego przeanalizowania. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz o ile niezbędny jest wyłącznie jeden określony fragment. W takich sytuacjach transkrypcja nagrań daje możliwość pokazać zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednak powszechnego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i należycie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają zwłaszcza nagrania wykonane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze frazę może być trudne do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może przemienić znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej należy podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na detale, które w powszechnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozstrzygnięciem jest także oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (dodatkowe informacje: transkrypcja cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak równocześnie przestanie ze starannością odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych sytuacjach bardzo ważna jest nieomalże każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zilustrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. O ile nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które tylko pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co naprawdę znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa przede wszystkim materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobności niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma także sposób ustawienia mikrofonu oraz odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej zamiany zdań może przemienić sposób odbioru następnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Źródło informacji: stenogram.