Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności oraz sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.

Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu może się wydawać wystarczające, podczas intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają akumulować się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni należy uwzględnić nie tylko podstawowe czynności, niemniej jednak też momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. O ile kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu lub regału może przemienić organizację całego stanowiska.

Na codzienne wykorzystywanie wpływa też sposób przechowywania towarów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno tworzyć logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę bardzo często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz więcej: profesjonalne kuchnie gazowe). Nie chodzi ponadto wyłącznie o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć niezbędny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy element, dlatego należy brać pod uwagę jego rzeczywiste zastosowanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane w trakcie pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.

Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, niemniej jednak równie istotne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może mieć odpowiednią pojemność, a pomimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, o ile jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Należy także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza oraz czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy planowaniu warto uwzględnić też hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (sprawdź również: kotły warzelne). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.

Znaczenie ma także okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej kontroli, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie lub w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z w pewnych sytuacjach mogą pojawić się także nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, nawet jeśli na starcie odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.

Zobacz także: sprzęt gastronomiczny.