W codziennej pracy z dokumentami spore znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, ale też późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych obowiązków.

Program do zarządzania dokumentami pozwala uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest w dodatku dopasowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Przeciwnie organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.

W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany albo tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez konkretny czas. Ważne jest ustalenie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z nierzadko staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają również różnorakie wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przemian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie w szczególności tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie samego skanowania, lecz również jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala wyszukiwanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również wykorzystywać metadane, takie jak data zaprojektowania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli już opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Trzeba również pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobności odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu panującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy w sposób automatyczny, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma też przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań musi uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Warto sprawdzić: kontrola czasu pracy pracownika.