Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, ale też na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać konkretny status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma przede wszystkim to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeśli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy planowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie w rzeczywistości powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszy czasszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane wprost przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest też określenie, które informacje mają być pobierane automatycznie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieznaczny zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do odpowiedniego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. Jeżeli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto rozważyć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto też przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać w sposób automatyczny przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada faktycznym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej decyzji niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu zamiany danych. Pracownik powinien wiedzieć, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie wyszukać informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają przy tym uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów umożliwia oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.

Więcej informacji: KSeF API integracja.