Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego przeanalizowania. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz jeżeli już niezbędny jest jedynie jeden konkretny fragment. W takich wypadkach transkrypcja nagrań pozwala zademonstrować zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednakże zwykłego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i należycie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają zwłaszcza nagrania zrobione w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze słowo może być trudne do ustalenia, a próba uzupełnienia go na bazie domysłu może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, które w zwyczajnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozstrzygnięciem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (źródło informacji: transkrypcja cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że treść będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak jednocześnie przestanie z dokładnością odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Czasem na prawdę ważna jest niemal każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zademonstrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu w trakcie wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli nie można jednoznacznie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które wyłącznie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co rzeczywiście znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma także sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się jedynie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej zamiany zdań może zmienić sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz też stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na bazie którego został sporządzony.

Źródło informacji: transkrypcje nagrań.