Podczas pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym problemem nie zawsze jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co faktycznie było ważne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i na prawdę bardzo często mają odmienną formę. W takich okolicznościach pojawia się zastosowanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do tworzenia i porządkowania zapisów.

Notatki ai mogą powstawać na bazie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy lub innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania zależy od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto również pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej podstawie tworzy skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej istotne.

W praktyce dużo zależy od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest relatywnie proste do uporządkowania, natomiast rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, wykorzystuje skrótów myślowych albo odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe oczekiwania. AI notes mogą wówczas zademonstrować główne zagadnienia, niemniej jednak niekoniecznie zachować wszystkie współzależności między poszczególnymi wypowiedziami. Szczególną uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy swoje oraz zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a równocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. O ile w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może jednak nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.

Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko od jakości rozpoznawania treści, niemniej jednak także od jej późniejszego zastosowania. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma sposobność szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści także może być problemem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu czasami nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest zatem traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy detal ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu lub nagrania.

Nie można pomijać też kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania albo dokument mogą zawierać informacje, których nie powinno się udostępniać bez dobrego sprawdzenia zasad przetwarzania. Dotyczy to między innymi danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych oraz materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zapoznać się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych a także sprawdzić, jakie ustawienia można zmienić. Na prawdę istotna jest także kontrola gotowej notatki. Nawet jeżeli już treść wygląda spójnie, nie oznacza to w sposób automatyczny, że wszystkie najmniejsze elementy zostały zapisane prawidłowo. W przypadku treści powstających na podstawie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki często decydują o tym, czy w sposób automatyczny przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.

Źródło: notatki ai.