Planowanie przewozów to proces, w którym powinno się połączyć informacje logistyczne, dokumentację oraz obowiązki wynikające z przepisów. Przy przewozie produktów objętych systemem monitorowania SENT ważne jest nie tylko i wyłącznie przygotowanie wymaganych danych, lecz również uwarunkowanie momentu zaprojektowania poszczególnych czynności i sposobu reagowania na zmiany. W praktyce problem pojawia się często wtedy, gdy termin załadunku zostaje przesunięty, zmienia się pojazd lub osoba odpowiedzialna za dokumentację otrzymuje nowe informacje już po rozpoczęciu obsługi zamówienia.

Program do obsługi SENT może być wykorzystywany do organizowania takich obowiązków, przechowywania danych o przewozach i kontrolowania przebiegu zgłoszeń. Jego rola uzależniony jest od przyjętego sposobu pracy a także zakresu dostępnych funkcji. Przy wdrażaniu tego rodzaju narzędzia warto najpierw przeanalizować rzeczywisty wymianę informacji: skąd pochodzą dane, kto je wprowadza, kto zatwierdza ich poprawność i gdzie zapisywane są zmiany. Bez takiego rozpoznania wręcz świetnie dopasowane rozwiązanie może powielać dotychczasowe problemy, zamiast uporządkować proces.

Jednym z istotniejszych etapów obsługi przewozu jest sprawdzenie, czy dane w zgłoszeniu odpowiadają dokumentom i planowanej realizacji transportu. Tyczy się to w głównej mierze informacji o towarze, jego ilości, uczestnikach przewozu a także środkach transportu, w zakresie wymaganym dla konkretnego zgłoszenia. System do zgłoszeń SENT może wspierać przygotowanie tych informacji, przechowywać dane wykorzystywane przy kolejnych operacjach i umożliwiać śledzenie statusu spraw. Warto natomiast pamiętać, że automatyczna kontrola kompletności formularza nie za każdym razem wykryje błąd merytoryczny. Wszystkie wymagane pola mogą być wypełnione, a pomimo to jedna z wartości może nie odpowiadać dokumentacji źródłowej. Z tego względu przydatne jest oddzielenie etapu wprowadzania danych od ich sprawdzenia. W codziennej pracy znaczenie ma też sposób obsługi korekt. Jeżeli zmiana zostanie odnotowana jedynie w jednym miejscu, pozostali uczestnicy procesu mogą wciąż korzystać z nieaktualnych informacji. Uwarunkowanie jednej procedury przekazywania przeróbek daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności i ułatwia określenie, która osoba powinna podjąć dalsze działania.

Wraz ze wzrostem liczby przewozów rośnie znaczenie powtarzalnych czynności, które można częściowo przenieść do narzędzi informatycznych. Automatyzacja zgłoszeń SENT może obejmować pobieranie danych z ewidencji magazynowej, systemu zarządzania transportem lub innych źródeł używanych w pracy operacyjnej. Zakres możliwych działań uzależniony jest od dostępnych połączeń między aplikacjami oraz od tego, czy przekazywane informacje mają zgodną strukturę. Przed uruchomieniem takiego procesu powinno się sprawdzić, jak system zachowuje się w przypadku brakujących pól, powtórzonych rekordów i niezgodności między dokumentami. To właśnie nietypowe sytuacje na prawdę bardzo często ujawniają ograniczenia automatyzacji. Np zmiana danych pojazdu może wymagać aktualizacji informacji w kilku miejscach, a sposób postępowania zależy od etapu realizacji przewozu i obowiązujących zasad. Nie każdą decyzję da się sprowadzić do prostego schematu. Dlatego trzeba wyznaczyć granicę między czynnościami wykonywanymi automatycznie a tymi, które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Ważne jest również prowadzenie sprawdzeniu błędów, ponieważ nieprawidłowe dane pobrane z systemu źródłowego mogą zostać przeniesione do kolejnych operacji, jeżeli już proces nie przewiduje odpowiedniego mechanizmu weryfikacji.

Na organizację pracy wpływają też zasady dostępu do dokumentacji, sposób zapisywania historii działań a także przygotowanie na sytuacje, w których oprogramowanie jest czasowo niedostępne. Gdy kilka osób obsługuje te same przewozy, powinno się ustalić zakres ich uprawnień i sposób przekazywania odpowiedzialności za kolejne etapy zgłoszenia. Historia zmian może pomóc w ustaleniu, kiedy zmodyfikowano dane i jakie działania wykonano, ale jej przydatność zależy od tego, czy zapisy są prowadzone konsekwentnie. Istotne pozostaje również archiwizowanie dokumentów zgodnie z przyjętymi zasadami oraz zarządzanie aktualności procedur. Przepisy dotyczące monitorowania przewozów mogą się konwertować, dlatego sposób obsługi zgłoszeń powinien być okresowo sprawdzany pod względem aktualnych założeń. Powinno się również określić, jak postępować w przypadku awarii, błędnej wymiany danych albo braku sposobów wykonania standardowej czynności. Takie sytuacje wymagają jasno prezentowanej procedury, a nie improwizowania w chwili wystąpienia kłopotu. W praktyce organizacja obsługi SENT obejmuje więc zarówno dobór narzędzi, jak i ustalenie odpowiedzialności, kontrolę informacji a także przygotowanie pracowników do reagowania na odstępstwa od typowego przebiegu transportu.

Polecana strona: SENT API.