Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w większości przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze umożliwia szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.

W tak zaistniałych okolicznościach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że właściwie każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (źródło informacji: transkrypcja cennik). W tak zaistniałych okolicznościach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może zmodyfikować sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców oraz oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu używa się różnorodne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Sprawdź tutaj: transkrypcja nagrań.