Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, ale również sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą po pewnym czasie stać się częścią innego procesu, na przykład testom rozliczeń, obsługi reklamacji albo przygotowania umowy. Jeżeli już dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych dziedzinie, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest jednak uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są de fakto wykorzystywane. Podział oparty wyłącznie na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takim przypadku przydatne staje się szukanie według różnych kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Powinno się a dodatkowo pamiętać, że jakość wyników uzależniony jest od poprawności wprowadzonych danych. Nawet rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, jeżeli już dokument został opisany błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.

Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest zobowiązanie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego wykorzystania albo przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje sporo wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać uwagi, które nie powinny wyszukać się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych zmian. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują więc także określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści oraz zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone wprost w pliku, czy też każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednakże drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, o ile nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma również postanowienie, kto może zatwierdzić zmianę i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami albo decyzjami formalnymi brak takiej testom może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii przeróbek nie zastępuje jednak procedury określającej, która wersja jest wiążąca.

Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum trzeba uwzględnić również dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne tylko na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie powinno się łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich wyszukiwanie, natomiast skuteczność tego procesu uzależniony jest od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu umożliwia przeszukiwać tekst wielu dokumentów, ale nie zawsze właściwie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w przypadku dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Należy także określić, czy papierowy egzemplarz będzie nadal przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza w sposób automatyczny, że oryginał można zniszczyć. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, bieżące przepisy oraz przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.

Na sposób przechowywania plików wpływoraz zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno zatem uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Istotne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, a także zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas konkretny przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy albo niemały. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto sprawdza terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma także sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której przenigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu trzeba prócz tego kontrolować dostępność formatów i sposobność otwierania dokumentów na aktualnie wykorzystywanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego treść pozostanie czytelna.

Więcej informacji na stronie: program do zarządzania dokumentami.