W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z zdarza się, że pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Szukanie wyłącznie według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, zwłaszcza gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba jednak ustalić, które informacje są faktycznie potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się także sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz aktualne terminy przechowywania. Przykładowo, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli już archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach stosowanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany także pod względem obsługiwanych typów plików a także sposobów zachowania ich podstawowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Należy sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich sytuacjach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest również zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa dodatkowo sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który początkowo obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W takiej okoliczności ważne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może edytować treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto także uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można w dodatku pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy również uwzględnić modyfikację formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo ważnych właściwości pliku.

Polecamy: program do zarządzania dokumentami.