Sposób pracy z fakturami bardzo często zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego detalu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze wykorzystanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, przepływ dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie usługowym.

Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast podobny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeżeli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi tylko o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być właściwie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. Jeśli system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które uprzednio funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były weryfikowane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i należycie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeśli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego kłopotu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane samoczynnie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest także wyświetlanie przejrzystych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeżeli już pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma również sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki odcinek da się utworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy kształtowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie na prawdę ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został stworzony, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne zwłaszcza wtedy, gdy po pewnym czasie należy wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako detal całego obiegu informacji, a nie jedynie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Sprawdź: API KSeF.